Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge zwischen nios digital UG (haftungsbeschränkt), Haderslebener Str. 2, 22049 Hamburg (nachfolgend „Anbieter“) und ihren Kundinnen und Kunden (nachfolgend „Kunde“) über die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattformen Vamiro (vamiro.io, einschließlich der Apps Finance, Crew und Shifts sowie des Crew-Portals crew.vamiro.io), Vamiro Booking (booking.vamiro.io) und der mobilen App „Vamiro Shifts“ (nachfolgend gemeinsam „Plattform“).

Die Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind von einem Vertragsschluss ausgeschlossen.

Personen, die der Kunde zur Nutzung einlädt (z. B. Mitarbeitende, Crew-Mitglieder, Planer:innen, Berater:innen oder Auftraggeber mit Lesezugriff; nachfolgend „Nutzer“), werden dadurch nicht selbst Vertragspartner. Der Kunde stellt sicher, dass seine Nutzer diese AGB einhalten, und haftet für deren Handeln wie für eigenes.

Abweichende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nicht, es sei denn, der Anbieter stimmt diesen ausdrücklich schriftlich zu.

Der Anbieter stellt dem Kunden für die Vertragslaufzeit die jeweilige Software über das Internet (Software-as-a-Service) zur Nutzung zur Verfügung. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Leistungsbeschreibung des gewählten Tarifs bzw. der gebuchten App.

Der Anbieter ist berechtigt, den Funktionsumfang weiterzuentwickeln, sofern hierdurch der Kernzweck nicht wesentlich eingeschränkt wird.

Die mobile App „Vamiro Shifts“ wird über den Apple App Store und Google Play bereitgestellt; ergänzend gelten die Bedingungen des jeweiligen Store-Betreibers. Die App dient den Nutzern des Kunden; Abonnements werden ausschließlich über die Web-Plattform abgeschlossen und verwaltet.

Soweit der Kunde die Plattform mit Diensten Dritter verbindet (z. B. Ticketing-Systeme, Werbekonten, Tabellen, Webhooks oder KI-Assistenten über die KI-Integration), erfolgt die Datenübertragung auf seine Veranlassung. Für Verfügbarkeit, Schnittstellenänderungen und die Datenverarbeitung dieser Dienste ist der Anbieter nicht verantwortlich; es gelten deren Bedingungen. Ergebnisse von KI-Assistenten hat der Kunde vor einer Verwendung eigenverantwortlich zu prüfen.

Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Kunden auf der Plattform und die anschließende Auswahl eines Tarifs bzw. die Aktivierung einer App zustande. Der Kunde sichert zu, dass die bei der Registrierung angegebenen Daten vollständig und richtig sind.

Der Kunde ist verpflichtet, Zugangsdaten und Zugangsschlüssel (z. B. für die KI-Integration oder Kalender-Abos) geheim zu halten und unbefugten Dritten keinen Zugang zu gewähren.

Soweit ein Tarif oder eine App eine kostenlose Testphase vorsieht (z. B. zwei Monate bei Vamiro Shifts), endet diese automatisch; ein kostenpflichtiger Vertrag entsteht erst, wenn der Kunde aktiv ein Abonnement abschließt. Die Dauer der Testphase ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung. Nach Ablauf einer Testphase ohne Abonnement gilt § 6.

Soweit nicht abweichend vereinbart, läuft der Vertrag mit der vom Kunden gewählten Abrechnungsperiode (monatlich oder jährlich) und verlängert sich jeweils automatisch um einen weiteren Zeitraum gleicher Länge, wenn er nicht vor Ablauf der laufenden Periode gekündigt wird. Die Kündigung wird zum Ende der bezahlten Periode wirksam; bis dahin bleibt der Zugang vollständig erhalten. Eine vorgemerkte Kündigung kann bis zum Periodenende zurückgenommen werden.

Ein Wechsel von monatlicher auf jährliche Zahlung wird sofort wirksam; bereits gezahlte Beträge werden angerechnet. Ein Wechsel von jährlicher auf monatliche Zahlung wird zum Ende der laufenden Jahresperiode wirksam.

Die Kündigung ist über die Account-Einstellungen („Apps & Abo“) oder per E-Mail an info@nios.digital möglich. Abschluss, Wechsel und Kündigung eines Abonnements kann nur der Inhaber (Owner) der Organisation vornehmen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Kostenfreie Tarife können jederzeit ohne Einhaltung einer Frist gekündigt werden. Eine anteilige Erstattung bereits gezahlter Entgelte bei Kündigung oder sinkender Nutzerzahl erfolgt nicht, soweit nicht gesetzlich vorgeschrieben.

Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses auf der Pricing-Seite ausgewiesenen Preise. Alle Preise verstehen sich, soweit nicht anders angegeben, in Euro zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

Bei nutzerbasierten Tarifen (z. B. Vamiro Shifts: Preis je Mitarbeitender bzw. Mitarbeitendem und Monat) richtet sich das Entgelt nach der Anzahl der abrechenbaren Personen gemäß Leistungsbeschreibung, die der Kunde jederzeit unter „Apps & Abo“ einsehen kann. Bei monatlicher Zahlung gilt die Anzahl am jeweiligen Rechnungstag. Bei jährlicher Zahlung werden im Laufe der Periode hinzukommende Personen anteilig für die Restlaufzeit nachberechnet; der Anbieter kündigt jede Nachberechnung vorab per E-Mail an. Eine sinkende Anzahl wird erst zur nächsten Verlängerung berücksichtigt.

Die Zahlung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift, jeweils im Voraus für die Abrechnungsperiode. Mit dem Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements ermächtigt der Kunde den Anbieter und Stripe zum Einzug der vereinbarten Beträge. Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt und per E-Mail versandt.

Schlägt eine Zahlung fehl oder wird eine Lastschrift zurückgegeben, versucht der Anbieter den Einzug für bis zu 14 Tage erneut und informiert den Kunden. Ist die Zahlung danach weiterhin offen, ist der Anbieter berechtigt, den betroffenen Dienst in den eingeschränkten Zustand nach § 6 zu versetzen.

Der Anbieter kann die Preise mit Wirkung zur nächsten Verlängerung anpassen. Er kündigt Preiserhöhungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an. Der Kunde kann in diesem Fall zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen; hierauf weist der Anbieter in der Ankündigung hin.

Endet eine Testphase ohne Abonnement, läuft ein gekündigtes Abonnement aus oder bleibt eine Zahlung nach § 5 offen, wird der betroffene Dienst in einen eingeschränkten Zustand versetzt: Daten bleiben sichtbar und exportierbar, neue Einträge und Änderungen sind nicht mehr möglich. Nach Ende einer Testphase gewährt der Anbieter zuvor eine Kulanzzeit, deren Dauer sich aus der Leistungsbeschreibung ergibt, und erinnert rechtzeitig vorher.

Nutzer sehen im eingeschränkten Zustand weiterhin bereits veröffentlichte Daten (z. B. Schichten). Mit Abschluss eines Abonnements bzw. Ausgleich der offenen Zahlung wird der volle Funktionsumfang unverzüglich wiederhergestellt.

Der Kunde verpflichtet sich:

• die Plattform nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zu nutzen und keine rechtswidrigen Inhalte zu speichern oder zu übermitteln;
• seinen eigenen DSGVO-Pflichten gegenüber Endkunden, Mitarbeitenden, Crew-Mitgliedern und sonstigen Betroffenen eigenverantwortlich nachzukommen, insbesondere eine eigene Datenschutzerklärung bereitzustellen und eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der von ihm eingegebenen Daten sicherzustellen;
• als Arbeitgeber bzw. Auftraggeber die arbeitsrechtlichen Vorgaben für Schichtplanung und Zeiterfassung selbst einzuhalten, insbesondere etwaige Mitbestimmungsrechte eines Betriebsrats (z. B. bei Zeiterfassung und Standortprüfung beim Stempeln) zu wahren und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitnachweise zu beachten;
• seine Eventdaten korrekt einzupflegen und für deren Aktualität zu sorgen;
• den Anbieter unverzüglich zu informieren, wenn er Kenntnis von einer unbefugten Nutzung seines Accounts erlangt.

Der Anbieter ist um eine möglichst hohe Verfügbarkeit der Plattform bemüht. In kostenfreien Tarifen, Testphasen sowie in Einsteiger-Tarifen wird ausdrücklich keine 100%-Verfügbarkeit zugesagt; planmäßige Wartungsfenster sowie unvorhergesehene Störungen sind nicht ausgeschlossen.

Konkrete Service-Level (SLA) gelten nur für ausdrücklich vereinbarte Business- oder Enterprise-Tarife. Details ergeben sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung.

Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes.

Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht); die Haftung ist in diesen Fällen auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen.

Der Anbieter haftet nicht für den Verlust von Daten, soweit der Schaden darauf beruht, dass es der Kunde unterlassen hat, Datensicherungen durchzuführen und dadurch sicherzustellen, dass verlorengegangene Daten mit vertretbarem Aufwand wiederhergestellt werden können. Die Plattform unterstützt den Kunden bei Berechnungen (z. B. Finanzen, Arbeitszeiten, Zuschläge); die Verantwortung für steuerliche, buchhalterische und arbeitsrechtliche Entscheidungen verbleibt beim Kunden.

Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der separaten Datenschutzerklärung. Soweit der Kunde im Rahmen der Plattform personenbezogene Daten Dritter verarbeitet (z. B. von Mitarbeitenden, Crew-Mitgliedern, Gästen oder Kontakten), verarbeitet der Anbieter diese als Auftragsverarbeiter; Anbieter und Kunde schließen hierzu einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ab. Der jeweils aktuelle AV-Vertrag wird auf Anfrage bereitgestellt.

Der Kunde kann seine Daten während der Vertragslaufzeit und im eingeschränkten Zustand nach § 6 über die Exportfunktionen der Plattform abrufen. Löscht der Kunde seine Organisation bzw. seinen Account, enden laufende Abonnements ohne anteilige Erstattung (§ 4); der Anbieter löscht die Daten anschließend gemäß Datenschutzerklärung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Der Kunde ist dafür verantwortlich, aufbewahrungspflichtige Unterlagen (z. B. Arbeitszeitnachweise) vor der Löschung zu exportieren.

Nutzer von Vamiro Booking können über einen persönlichen Empfehlungslink neue Kunden werben. Höhe, Dauer und Mindestauszahlung der Provision bzw. Gutschrift sowie der Willkommensrabatt für geworbene Kunden ergeben sich aus der Übersicht im Account zum Zeitpunkt der Empfehlung. Eine Provision entsteht nur für tatsächlich bezahlte Rechnungen des geworbenen Kunden. Eigenwerbung, Werbung über irreführende Angaben oder unerwünschte Werbung (Spam) sind unzulässig; in diesen Fällen entfallen Ansprüche. Der Anbieter kann das Programm mit Wirkung für die Zukunft ändern oder beenden; bereits entstandene Ansprüche bleiben unberührt. Für die Versteuerung erhaltener Provisionen ist der Empfänger selbst verantwortlich.

Da die Plattform sich ausschließlich an Unternehmer richtet, besteht kein Verbraucher-Widerrufsrecht.

Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies aufgrund geänderter Rechtslage, Rechtsprechung oder zur Anpassung an neue Funktionen erforderlich ist und die wesentlichen Vertragspflichten (insbesondere Leistungsumfang und Preise) dadurch nicht zum Nachteil des Kunden verändert werden. Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform angekündigt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten die geänderten AGB als angenommen. Widerspricht er, können beide Parteien den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen. Auf Frist, Widerspruchsrecht und Rechtsfolgen wird der Kunde in der Änderungsmitteilung gesondert hingewiesen.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Hamburg, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.